Veri işleme sözleşmesi

• Veri sorumlusu: PergePOS'ta hesap açan ve hizmeti kullanan işletme ("İşletme").
• Veri işleyen: PergePOS hizmetini sunan Ahmet Aksungur (Aksungur Yazılım) ("PergePOS").

Bu sözleşme kullanım koşullarının ekidir; İşletme hesabını açarak ya da aboneliği başlatarak kabul etmiş sayılır. Kişisel verilere ilişkin konularda bu sözleşme kullanım koşullarından önce uygulanır.

• Konu ve amaç: PergePOS hizmetinin (POS, mutfak ekranı, QR menü, paket servis, ödeme kaydı, stok, raporlama, rezervasyon, sadakat, kiosk, menü ekranı ve etkinleştirilen diğer modüller) sunulması.
• Süre: hizmet süresi ve sona erdikten sonra madde 10'daki süre.
• Kişi grupları: İşletmenin personeli, misafirleri, sadakat üyeleri, müşterileri ve tedarikçi yetkilileri.
• Veri kategorileri: kimlik ve iletişim (ad, telefon, e-posta, adres), personel kayıtları (rol, PIN özeti, vardiya ve işlem kayıtları), sipariş, adisyon, ödeme sonucu ve rezervasyon kayıtları, sadakat hareketleri ve izin kayıtları, cari hesap ve teslimat adresi.
• Özel nitelikli veri: hizmet özel nitelikli veri işlemek için tasarlanmamıştır. İşletme serbest metin alanlarına (not, açıklama) bu tür veri girerse bu verinin işlenmesinden İşletme sorumludur.

PergePOS kişisel verileri yalnız İşletmenin talimatıyla işler. Talimat; kullanım koşulları, bu sözleşme ve İşletmenin panelde yaptığı ayarlar (modüller, entegrasyonlar, saklama ve iletişim ayarları) ile verilir. PergePOS bir talimatın hukuka aykırı olduğunu düşünürse İşletmeye bildirir. Kanunen zorunlu aktarım hâlinde, yasak olmadıkça İşletmeyi önceden bilgilendirir.

PergePOS, kişisel verilere erişen çalışanlarının ve yardımcılarının gizlilik yükümlülüğü altında olmasını sağlar; erişimi görevin gerektirdiği ölçüyle sınırlar. Destek amacıyla İşletme kayıtlarına erişim, İşletmenin talebi ya da hizmetin güvenliği için gerekli olduğunda yapılır ve kayda geçer.

PergePOS KVKK m.12 uyarınca uygun teknik ve idari tedbirleri alır; başlıcaları:

• Bağlantıların şifrelenmesi; şifre ve personel PIN'lerinin geri döndürülemez özetle saklanması; entegrasyon anahtarlarının şifreli tutulması.
• Her kaydın işletme ve şube kapsamında tutulması; bir işletmenin başka bir işletmenin kaydına erişememesi.
• Rol ve yetkiye göre erişim; iptal, iade, indirim, kasa açma ve yetki değişikliği gibi işlemlerin denetim kaydı.
• Kart verisinin PergePOS'a girmemesi; kayıtlara ve hata günlüklerine kart verisi, PIN ya da gereksiz kişisel veri yazılmaması.
• Düzenli yedekleme ve erişim kayıtlarının tutulması.

İşletme de kendi tarafında ekip yetkilerini, cihaz eşlemelerini ve personel PIN'lerini güvenli yönetmekle yükümlüdür.

İşletme, PergePOS'un hizmeti sunmak için şu alt veri işleyen gruplarıyla çalışmasına izin verir: barındırma, veri tabanı, dosya depolama ve yedekleme; e-posta gönderimi; mobil bildirim (Firebase, Apple); yapay zekâ özellikleri için dil modeli sağlayıcıları (kişiyi belirlemeyen toplu veriyle); canlı destek altyapısı.

PergePOS alt veri işleyenlere bu sözleşmedekilerle aynı düzeyde yükümlülük yükler. Yeni bir alt veri işleyen eklemeden önce İşletmeye makul süre önce bildirir; İşletme haklı sebeple itiraz edebilir.

İşletmenin kendi bağladığı hizmetler (SMS sağlayıcısı, ödeme kuruluşu, e-belge entegratörü, online sipariş platformu, muhasebe yazılımı) PergePOS'un alt veri işleyeni değil, İşletmenin kendi alıcılarıdır; bu aktarımların veri sorumlusu İşletmedir.

Alt veri işleyenlerin bir kısmının sunucuları yurt dışında bulunabilir. Yurt dışına aktarım KVKK m.9'daki koşullarla yapılır: yeterlilik kararı, Kurul'un ilan ettiği standart sözleşme gibi uygun güvenceler ya da Kanun'da sayılan arızi aktarım hâlleri. Gerektiğinde taraflar standart sözleşmeyi imzalar ve süresi içinde Kurul'a bildirir.

PergePOS, İşletmenin verilerini etkileyen bir veri ihlalini öğrendiğinde İşletmeye gecikmeksizin bildirir. Bildirim; ihlalin niteliğini, etkilenen kişi grupları ve kayıtları, olası sonuçları ve alınan ya da önerilen tedbirleri, öğrenildiği ölçüde içerir ve İşletmenin Kurul'a ve ilgili kişilere yapacağı bildirimi destekleyecek biçimde güncellenir.

PergePOS, İşletmenin ilgili kişi başvurularını yanıtlamasına destek olur: panelde müşteri kaydının dışa aktarılması ve anonimleştirilmesi, izin geçmişinin görülmesi gibi araçlar sunar. PergePOS'a doğrudan gelen başvuruları gecikmeden İşletmeye yönlendirir; İşletmenin talimatı olmadan yanıtlamaz.

Abonelik sona erdiğinde İşletme kayıtları, dışa aktarılabilmesi için 90 gün salt okunur tutulur. Bu sürenin sonunda kişisel veriler silinir ya da anonimleştirilir; yedeklerdeki kopyalar yedekleme döngüsü içinde silinir. Vergi ve ticaret mevzuatının ya da bir uyuşmazlığın gerektirdiği saklama yükümlülükleri saklıdır.

PergePOS, bu sözleşmeye uyumu gösteren bilgileri İşletmenin makul talebi üzerine sağlar. Yerinde denetim, makul süre önce bildirilerek, iş saatlerinde ve diğer müşterilerin verilerinin gizliliğini bozmayacak biçimde yapılır; masrafları talep eden tarafa aittir.

Taraflar bu sözleşmeden doğan yükümlülüklerini yerine getirmemekten kendi kusurları oranında sorumludur; sorumluluk sınırları kullanım koşullarındaki gibidir. Sözleşme Türk hukukuna tabidir; uyuşmazlıklarda kullanım koşullarındaki yetki hükmü uygulanır. PergePOS bu sözleşmeyi güncelleyebilir; önemli değişiklikleri yürürlüğe girmeden önce İşletmeye bildirir.